Datenschutzhinweise

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Meldestelle / einer Compliance Untersuchung

Gemäß Art. 13 und Art. 14 DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) sind wir verpflichtet, Ihnen bestimmte Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Für die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Meldestelle bzw. Compliance Untersuchung (nachfolgend „Untersuchung“) zur Verfügung gestellt haben oder die Sie uns zur Verfügung stellen werden, gelten die nachfolgend aufgeführten Informationen:


Verantwortliche Stelle [exemplarisch bei Auswahl Meldestelle Holding]:
Heitkamp & Thumann GmbH & Co. KG
Königsallee 4
40212 Düsseldorf

Telefon: +49 (0)211 7954 0 
Telefax: +49 (0)211 7954 305
E-Mail: info@ht-group.com 
Geschäftsführer: Christian Krätzig, Jan Schulze, Tobias Ott

+ alternativ jeweils das H&T Tochterunternehmen der gewählten Meldestelle

Datenschutzbeauftragter:
Oliver Baldner, bITs GmbH
Telefon: +49 (0)5251 6889480
Telefax: +49 (0)5251 6889484
E-Mail: oliver.baldner@bits.gmbh 


Zwecke der Datenverarbeitung personenbezogener Daten sowie die Rechtsgrundlage
Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung der Untersuchung. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die im Folgenden spezifiziert werden, beruht insbesondere auf den Rechtsgrundlagen, die in Art. 6 Abs.1 S.1 lit. c und f DSGVO genannt sind, so dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gerechtfertigt ist, 

  • weil die Verarbeitung zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen erforderlich ist, welche wir unterliegen (vgl. Art.6 Abs.1 S. 1, lit. c DSGVO), und/oder 
  • weil die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist (vgl. Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO)

Die im Folgenden angegebenen personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:
  • Zu Ihrer Identifikation,
  • Zur ordnungsgemäßen Durchführung und Dokumentation der Untersuchung,
  • Zur Korrespondenz mit Ihnen,
  • Zur Korrespondenz mit Rechtsanwälten und ggf. anderen zuständigen Stellen und Behörden,
  • Zum Betrieb der ausgelagerten Meldestelle [H&T Group Compliance].


Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
Im Rahmen der Untersuchung verarbeiten wir verschiedene personenbezogenen Daten und Kategorien von personenbezogenen Daten. 

Die Verarbeitung geschieht digital durch das Führen einer elektronischen Akte, die ausschließlich auf betrieblichen Servern gespeichert und bearbeitet wird. Mit Hilfe ergänzender Programme zur Datenübertragung werden Ihre personenbezogenen Daten an oben genannte Dritte übermittelt.

Im Rahmen der Durchführung der Untersuchung werden die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:
  • Anrede, Geschlecht, Vorname(n), Nachname, E-Mail-Adresse(n), Anschrift(en), Telefonnummer(n), ggf. Faxnummer(n),
  • Informationen und Dokumente, soweit diese für die Begründung und Durchführung der Untersuchung notwendig sind. Dazu können insbesondere die folgenden Kategorien von Informationen und Dokumenten gehören: Informationsschreiben (z.B. die vorliegende Auskunft zur Datenverarbeitung) & sonstige Korrespondenz mit Ihnen.


Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten und Dokumente werden an Dritte (Stellen außerhalb unserer Organisation) zu anderen als den zuvor genannten Zwecken nicht weitergegeben.

Soweit dies gemäß Art.6 Abs.1 lit. c und f DSGVO erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an die jeweils zuständigen Stellen und Personen weitergegeben. Die übermittelten Daten dürfen von den Datenempfängern ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Zu den Datenempfängern gehören insbesondere folgende Stellen und Personen:
  • Behörden und Aufsichtsstellen
  • Rechtsanwälte
  • Heitkamp & Thumann GmbH & Co. KG [Group Compliance als Interne Meldestelle]


Datenübermittlung an Empfänger in einem Drittland
Eine Weiterleitung Ihrer Daten an Empfänger in einem Drittland (ein Land außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums / EU/EWR) erfolgt, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Soweit Übermittlung personenbezogener Daten an einen Empfänger in einem Drittland stattfindet (z.B. (Unter-)Auftragnehmer), erfolgt die Datenübermittlung auf der Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, wenn geeignete Garantien gemäß Art. 46 Abs. 2 DSGVO bestehen (insb. Standardvertragsklauseln, verbindlichen internen Datenschutzvorschriften) oder in Ausnahmefällen gemäß Art. 49 DSGVO. Eine Kopie der geeigneten und angemessenen Garantien erhalten Sie, soweit gewünscht, auf Nachfrage, indem Sie uns entweder postalisch oder per E-Mail anschreiben.


Dauer der Speicherung
Die personenbezogenen Daten werden durch uns für die Dauer der Untersuchung oder bis zum Ablauf der jeweils maßgeblichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die wir beachten müssen (insb. § 11 Abs. 5 HinSchG), verarbeitet und nach Ablauf der jeweiligen Fristen unverzüglich gelöscht. Die Löschung der Daten erfolgt dadurch, dass sie einer ordnungsgemäßen Datenvernichtung zugeführt werden. Zu beachten ist dabei, dass die jeweilige Aufbewahrungspflicht sich auf die oben genannten Daten und Dokumente nur insoweit bezieht, als diese Daten und Dokumente für die Erfüllung der gesetzlichen Pflichten durch uns relevant sind.


Betroffenenrechte / Beschwerderecht
Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen der Rechte auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.


Sie haben gemäß Art. 16 DSGVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Sie haben gemäß Art. 17 DSGVO das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht eine Rechtsgrundlage besteht, die uns zur weiteren Speicherung der Daten berechtigt oder verpflichtet.
 
Sie haben gemäß Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn

  • die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
  • die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen,
  • wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen,
  • Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Artikel 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren Gründen überwiegen.


Sie haben gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Recht auf Widerruf der Einwilligungen
Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird von dem Widerruf nicht berührt.


Widerspruchsrecht
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Quellen, aus denen Ihre personenbezogenen Daten stammen
Wir erheben im Rahmen der Untersuchung personenbezogene Daten aus den folgenden Quellen:

  • Daten, die Sie uns selbst zur Verfügung gestellt haben
  • Daten, die wir im Rahmen der Untersuchung erheben

Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Durchführung der Untersuchung erforderlich. Eine Nichtbereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten hat zur Folge, dass wir rechtlichen Verpflichtungen nicht nachkommen können.